Outputmanagement:
Het juiste document op de juiste plaats

Tot voor kort bestond het grootste gedeelte van de output van een bedrijf uit informatie op papier. Als afdeling A informatie nodig had van afdeling B, dan werd deze informatie op afdeling A geprint en vervolgens naar afdeling B gebracht. Vandaag de dag vindt output steeds meer plaats via fax, e-mail, sms of internet. Gegevens worden elektronisch vastgelegd en kunnen niet alleen per direct naar een andere afdeling worden verstuurd, maar ook naar elke willekeurige andere plek in de wereld.

Een van de definities van outputmanagement is: een methode om het uiterlijk, de bestemming, en de timing van gegevensoutput van elk computersysteem te controleren. Het is de manier waarop een applicatie de output van data behandelt. Dat ook het zenden van de informatie naar een printer of fax of het publiceren van de informatie op het web onder outputmanagement vallen, moge duidelijk zijn. De ontwikkelingen in deze elektronische outputmedia volgen elkaar snel op. Tot voor kort was e-mail bijvoorbeeld slechts een methode om korte tekstberichtjes te versturen, nu kunnen er documenten worden verstuurd die bestaan uit verschillende elementen (tekst, grafische elementen, audio en video). Het is voor bedrijven van belang dat de toegang tot (digitaal opgeslagen) informatie soepel verloopt. Werknemers moeten snel en efficiënt inzicht hebben in documenten en ook externe documenten moeten makkelijk toegankelijk zijn voor de klanten.

De rol van papier
Ondanks alle technologische ontwikkelingen, speelt papier nog steeds een grote rol binnen de kantooromgeving. Alleen het tijdstip waarop en de locatie waar een document geprint wordt, veranderen. Een document wordt tegenwoordig vaak elektronisch verzonden, maar uiteindelijk toch nog uitgeprint door de ontvanger. Werd vroeger een orderbevestiging van een leverancier geprint en vervolgens via de post naar de klant gestuurd, tegenwoordig wordt deze vaak elektronisch verzonden en ook digitaal opgeslagen door de leverancier. De klant print de orderbevestiging uit voor het archief en slaat het document vaak ook nog digitaal op. Printmanagement blijft dus vooralsnog één van de belangrijkste onderdelen van outputmanagement. Binnen organisaties spelen verschillende problemen die worden veroorzaakt door gebrek aan een goede printmanagementstrategie. Vaak zijn er moeilijkheden met het beheer van alle verschillende servers en printers in een netwerk. Als er iets misgaat bij het printen, is er veelal een gebrek aan flexibiliteit bij het oplossen van het probleem. Ook kan het voorkomen dat een bepaalde printer zeer geschikt is voor een taak, maar niet geïnstalleerd kan worden omdat het model niet wordt ondersteund door de applicatie. Als een bedrijf een goede printmanagementoplossing vindt, kunnen printers efficiënter worden gebruikt, waardoor de kosten van onderhoud omlaag gaan.

Print op bestelling
Een van de belangrijke ontwikkelingen op het gebied van printmanagement is printing-on-demand (POD). Hiermee wordt printen bedoeld dat op afroep gebeurt, oftewel er wordt pas geprint als er vraag is. Sommige bedrijven vinden dat ze altijd al 'on demand' hebben geprint, maar het in oplage geproduceerde drukwerk lag dan vaak bij de klant in het magazijn, waar het verouderde en uiteindelijk werd weggegooid of vernietigd. Bij POD kunnen printtaken overal worden geprepareerd en vervolgens elektronisch worden verzonden naar een printer. Verder hoeft materiaal niet meer te worden opgeslagen, zijn er geen overschotten meer die worden weggegooid en zijn documenten altijd actueel. Bovendien kunnen voor elke individuele print veranderingen worden doorgevoerd, zodat de output steeds opnieuw kan worden aangepast. Vooral in combinatie met internet of intranet en toegespitste software, kan POD een belangrijke rol spelen in de controle op het uitvoeren van printtaken. De opdrachtgever voor een printtaak kan via de browser door de beschikbare informatie bladeren, informatie selecteren en die vervolgens elektronisch naar een printer of repro versturen om te laten afdrukken. Tevens is, met behulp van software, op ieder moment de voortgang van het afdrukproces te controleren. Internet heeft ook een belangrijke functie als het gaat om een uitgebreidere vorm van POD, namelijk distributed printing on demand (DPOD). Hierbij wordt een document elektronisch verzonden naar een andere locatie, waar het vervolgens wordt uitgeprint. De printopdracht kan dus worden uitgeprint op de plek waar dat nodig is. Met name voor bedrijven met nationaal en internationaal verspreide vestigingen, kan DPOD een goede oplossing zijn voor het efficiënt realiseren van output.

PODi
Om printing-on-demand te stimuleren, werd in 1996 PODi opgericht. Toentertijd stond die afkorting voor 'the Printing On Demand initiative', tegenwoordig noemt de organisatie zichzelf 'the Digital Printing Initiative'. PODi werd opgericht door Adobe, Apple en Scitex en de belangrijkste bedrijven op het gebied van print zijn erin vertegenwoordigd. Het doel van PODi is, om de mogelijkheden van digitaal printen optimaal te benutten en universele printstandaarden vast te leggen. Dit wordt gerealiseerd door activiteiten te ontplooien die de ontwikkeling van de printmarkt bevorderen. Zo deed PODi in 1998 onderzoek naar de digitale printmarkt, dat resulteerde in de aanbeveling om een nieuwe universele printtaal voor gepersonaliseerd printen te ontwikkelen. De specificatie die hieruit ontstond werd in maart 2000 aan het publiek gepresenteerd als Personalized Print Markup Language (PPML).

Metataal
De taal is ontwikkeld bij gebrek aan een standaard om herbruikbare of variabele pagina-inhoud te specificeren. Elke leverancier ontwikkelde eigen methodes en eigen printtechnologieën met unieke kenmerken en eigen software om de technologie te gebruiken. Dit had incompatibele oplossingen tot gevolg: wat op het ene systeem werkte, werkte weer niet op een ander systeem.

PODi wilde geen vervanging ontwikkelen voor bestaande page description languages als postscript, afp, pcl of pdf. Tot dusver was bij het beschrijven van pagina’s voor de printer de raster image processor (RIP) het grootste probleem. Als een afbeelding op meerdere pagina's stond, was het niet mogelijk het plaatje één keer te RIPpen en vervolgens voor elke pagina te gebruiken. PPML kan de printer wel vertellen dat plaatjes of tekstblokken meerdere keren gebruikt gaan worden. De geRIPte onderdelen blijven in het werkgeheugen van de printer en kunnen dus gebruikt worden zonder opnieuw te RIPpen. De printtaal zorgt er daarmee eigenlijk voor dat een printer zich gedraagt als een webbrowser, die ook recent gebruikte afbeeldingen in het geheugen opslaat en ze opnieuw toont zonder ze nog een keer te downloaden. PPML gebruikt hiervoor twee belangrijke eigenschappen die voorgaande printmodellen missen. Ten eerste kan de printtaal op een pagina objecten definiëren, zodat het niet meer nodig is om voor elke afdruk de hele pagina-inhoud naar de printer te sturen. Ten tweede kunnen deze paginaonderdelen onder een naam worden opgeslagen en worden hergebruikt bij het printen van pagina's. PPML is als het ware een metataal: het beschrijft niet de pagina-inhoud zelf, maar de structuur van documenten en pagina's. Voor documenten met een herbruikbare inhoud, kan PPML een tienvoudige afname betekenen van de hoeveelheid gegevens die wordt gegenereerd. Ook is er een vergelijkbare afname in het netwerkverkeer dat nodig is om het document te printen en een afname in verwerkingstijd voor de printer controller. In april 2002 introduceerde PODi een verbeterde versie van de printtaal. PPML versie 2.0. kent veel nieuwe kenmerken ten opzichte van de eerste, zoals ondersteuning voor digitale print, betere ondersteuning voor verschillende workflows en betrouwbare verplaatsing van printopdrachten van het ene naar het andere systeem.

Apparatuur
De verschuiving richting POD en DPOD stelt hogere eisen aan de printapparatuur. In het model van 'print & distribute' met centrale printoplossingen, waren zaken als hoge invoercapaciteit, snelheid en afwerkingmogelijkheden (zoals nieten en sorteren) belangrijk. Bij POD zijn deze aspecten ook op decentraal niveau van belang. Op alle afdelingen moeten kwaliteit, gebruikersgemak en afwerkingmogelijkheden optimaal zijn en alle functionaliteiten zoals printen, kopiëren, faxen en scannen beschikbaar. De hedendaagse netwerktechnologieën maken het mogelijk om alle informatie digitaal te verkrijgen en via netwerken te verspreiden. Vanwege deze digitalisering is er steeds minder behoefte aan verschillende soorten 'losse' faxen, printers en kopieermachines maar worden aan de moderne apparatuur eisen gesteld als multifunctionele inzetbaarheid en de mogelijkheid om verschillende functies te combineren. Mede vanwege de hoge eisen die aan de apparatuur worden gesteld, kunnen organisaties ervoor kiezen hun outputmanagement bij een ander bedrijf onder te brengen: outsourcing. Uit onderzoek blijkt, dat het voor verzekeringsmaatschappijen een besparing van 20 tot 25 procent kan opleveren als ze het printen en verzenden van verzekeringsdocumenten door een ander bedrijf laten verrichten. Andere voordelen van outsourcing die worden genoemd zijn: een betere documentkwaliteit en meer vrijheid om zich te focussen op de core business. Bovendien is het voor een bedrijf niet meer nodig om de elkaar snel opvolgende technologieën bij te houden. Toch kan outsourcing ook een aantal nadelen hebben. Zo hangt aan uitbesteden uiteraard ook een prijskaartje en raakt een bedrijf een stuk interne expertise kwijt.

Print en CRM
Ondanks nieuwe media als internet, wordt print nog steeds veel gebruikt voor promotionele doeleinden. Om een boodschap te laten hangen bij een klant, is het belangrijk dat die de boodschap herhaaldelijk ziet. Print is daarvoor uitermate geschikt: het kost een bedrijf maar één keer geld en de klant ziet de boodschap herhaaldelijk zonder extra kosten. Om ervoor te zorgen dat een klant de boodschap interessant genoeg vindt om te bewaren, is personalisatie een goed middel. Toch stonden Customer Relationship Management (CRM) en printen met een hoge kwaliteit lange tijd los van elkaar. Conventionele printers konden immers niet personaliseren. Hoewel klanten print zien als een hoogwaardig en belangrijk medium, was het voor bedrijven lastig om het in hun CRM-strategie in te zetten. Maar voor het eerst in de geschiedenis maakt de nieuwe digitale printtechnologie het mogelijk om boodschappen van een hoge kwaliteit en in fullcolour aan te passen aan de individuele klant. Een van de middelen om klanten one-to-one te benaderen is 'variable data printing'. Door de koppeling met een database, kan de boodschap en de verpakking van de boodschap worden aangepast aan de eigenschappen, kenmerken en wensen van de individuele klant. Een andere manier om de aandacht van de klant te trekken en vast te houden, is het gebruik van kleur in documenten, een ontwikkeling die steeds meer toeneemt. Omdat de kosten van het printen in kleur gedaald zijn, wordt het ook voor kleine en middelgrote bedrijven steeds aantrekkelijker om kleur te gebruiken in zowel hun in- als externe documenten.

Tot slot
De technologische ontwikkelingen van de afgelopen decennia hebben ervoor gezorgd dat het bij output niet meer alleen om het papieren document gaat. Ook fax, websites, e-mail en zelfs sms vallen onder de output van een bedrijf. Het managen van die outputstroom is steeds complexer geworden en het belang van een goede outputmanagementstrategie steeds groter. Al met al is de print- en outputmanagementmarkt volop in ontwikkeling.

Naar boven      

SAP & bedrijfscommunicatie:
Stel de klant centraal!

Op 18 september jl. organiseerde Topcall een seminar over SAP (Systemen, Applicaties en Producten in de Informatica)-gerelateerde applicaties en bedrijfscommunicatie. Verschillende gecertificeerde SAP-partners en -gebruikers kwamen aan het woord. Als het gaat om de rol van SAP in bedrijfscommunicatie, waren zij het qua recente en toekomstige ontwikkelingen in hoge mate met elkaar eens: ook gezien vanuit de gebruiker wordt de rol van outputmanagement steeds belangrijker.

SAP-gebruikers moeten duidelijk vanuit het oogpunt van de klant redeneren, zo werd uit een aantal presentaties duidelijk. Volgens Dirk Bukkems, Business Development Manager van SAP Nederland, wordt bij outputmanagement nog steeds te veel vanuit het eigen bedrijf gedacht. Klanten hebben echter wel steeds meer mogelijkheden om zelf aan te geven in welke vorm ze informatie willen ontvangen, denk aan fax, e-mail of webbrowsing op een PDA. Bukkems wees in dat verband ook op relatief nieuwe ontwikkelingen als internetbankieren en een online-telefoonrekening, waarbij de klant zelf kan bepalen wanneer hij welke informatie wil bekijken. Bukkems: 'Vanuit de klant gedacht is er een noodzaak om systemen aan elkaar te koppelen. Als er bijvoorbeeld een factuur staat in het verkoopsysteem van een bedrijf en de klant wil diezelfde factuur in zijn inkoopsysteem zetten, dan moet dat vaak met de hand worden ingevoerd. En dat terwijl het heel goed mogelijk zou zijn om een rechtstreekse link te maken tussen beide systemen.' Ook John Peters, sales manager van StreamServe, wees op het belang voor SAP-gebruikers om de klant centraal te stellen. 'StreamServe biedt hiertoe een onafhankelijke communicatielaag boven SAP, het zogenoemde Business Communication Platform. Die laag kan bijvoorbeeld een factuur uit SAP versturen als PDF, fax, brief of XML, waarbij de klant zelf kan aangeven welke vorm hij wenst. Het platform kan daarnaast data lezen uit een CRM-programma en is daarom ook geschikt om de klant persoonlijk te benaderen.'

Toegevoegde waarde erkend
Berend Hofman, managing director van Holland House, sprak over de toegevoegde waarde die een outputmanagementsysteem kan bieden binnen een SAP-omgeving. 'Die toegevoegde waarde ligt bijvoorbeeld in de flexibiliteit bij de opmaak, differentiatie en distributie van documenten. De gecertificeerde integratie door SAP van, in ons geval, de outputmanagementoplossing Unispool geeft de gebruiker een bevestiging dat SAP de toegevoegde waarde ook erkent.' Volgens Hofman is de keuze voor een outputmanagementsysteem in toenemende mate een strategisch onderdeel van de bedrijfscommunicatie, terwijl men vroeger vooral keek naar de ICT-aspecten van de outputmanagementsystemen.

Klantencases
Aan de hand van klantencases werd aangetoond wat de meerwaarde van SAP en bedrijfscommunicatie kan inhouden. René van Vught van Momentum Excelleration en Richard Verbeek van Ixos beschreven hoe ze SAP-gerelateerde producten hebben ingezet om het inputmanagement van hun klanten te verbeteren. Waar de verwerking van inkomende documenten, zoals orders en facturen, aanvankelijk veelal handmatig plaatsvond, hebben SAP en haar partners dit proces terdege versneld en verbeterd. Jean-Paul Jacobs, ICT-manager van Eriks Group N.V., beschreef de weg die zijn bedrijf momenteel aflegt naar één corporate systeem voor messaging. Men zocht een oplossing voor het automatisch faxen van SAP- en MSOffice-documenten, met de mogelijkheid het document te monitoren binnen de SAP-omgeving. Uiteindelijk viel hun keus op Topcall.

Trends & toekomstverwachtingen
Ook met betrekking tot de verwachtingen voor de toekomst, waren de sprekers opvallend eensgezind. Zullen er over een jaar of vijf bedrijven zijn die hun totale communicatie via het web kunnen laten verlopen? Dirk Bukkems van SAP: 'Ondanks alle nieuwe technologieën is er een trend waarneembaar die teruggaat naar persoonlijke communicatie. De nieuwe technologieën zullen worden ingezet om op een betere manier persoonlijk met de klant te kunnen communiceren. Systemen zullen wel in toenemende mate rechtstreeks met elkaar verbonden worden via het web en gegevens uitwisselen. Toeleveranciers en bedrijven kunnen dan in elkaars systeem de status van een proces bekijken.' Stefan Slabina, product manager van Topcall International, signaleerde een vergelijkbare trend toen hem werd gevraagd welke ontwikkelingen hij voorziet in het gebruik van de verschillende communicatiekanalen: 'Twee communicatiekanalen zullen met name in belang toenemen. Ten eerste is dat de rechtstreekse communicatie tussen applicaties en ten tweede voice-communicatie, zoals spraakherkenning, conversie van tekst naar spraak, het routeren van gesprekken (IVR) en spraakberichten.'

Best of breed
Berend Hofman van Holland House wees op de trend richting geïntegreerde totaaloplossingen: 'Dit stelt wel eisen aan de leveranciers, want voor een goede beheersbaarheid is een sterke integratie noodzakelijk. Aan de basis van een keuze voor een totaaloplossing staan functionele eisen, maar er moet ook aandacht worden besteed aan de operationele sfeer. Verder spelen monitoring en transparantie een grote rol.' Ook bij het bieden van totaaloplossingen dient volgens hem het belang van de klant voorop te staan. Maar, zo vroeg Dirk Bukkems van SAP zich af, kiest de klant voor 'best of breed' of kiest hij voor één bedrijf dat alle oplossingen biedt, met het gevaar op sommige punten wellicht niet de beste oplossing te hebben? Hierover was zelfs het publiek eensgezind toen aan het eind van de dag deze vraag herhaald werd: de klant zal kiezen voor 'best of breed', is de algemene verwachting.

PDF-versie van dit artikel

Naar boven      

Samenwerking Expansion en Holland House
Puzzelstukken passen in elkaar

Documentautomatisering en outputmanagement zijn twee puzzelstukken die binnen de ict-wereld vaak worden gezien als specifieke oplossingen. Beide bieden diverse voordelen waaronder kostenreductie en zijn dus bespreekbaar. Vaak worden ze pas serieus overwogen als een bedrijfsbreed informatie- of erp-systeem al geïmplementeerd is. Holland House en Expansion - twee Nederlandse producenten op het gebied van print- en documentmanagement - vonden elkaar en het blijkt dat twee specifieke oplossingen gezamenlijk prima functioneren. De directeuren Johan Blank (Expansion) en Berend Hofman (Holland House) praten over een flexibele oplossing voor het routeren van documenten naar onder andere printers en faxen in combinatie met het automatisch archiveren van die documenten.

'Iedere serieuze organisatie heeft op termijn een digitaal archief nodig', stelt Johan Blank. 'Het feit dat steeds meer documenten digitaal binnenkomen, maakt de overgang naar digitale archivering een logische stap.' Hij omschrijft de rol van Holland House als de distributeur van documenten en die van Expansion als de archivaris. 'Zoals wij daarvoor het product Xtendis hebben, hebben zij Unispool. Dat leidt tot een geïntegreerde oplossing voor printbeheer en automatische archivering. Dat die twee samengaan biedt als belangrijkste voordeel: in één keer printen en opbergen.' Volgens Berend Hofman wordt daarmee ook ingespeeld op een trend die duidelijk in de markt waarneembaar is. 'De vraag is breder dan alleen printoplossingen of printmanagement. Voor outputmanagement moeten meerdere disciplines kunnen samenwerken en door de archiveringsoplossing te integreren met de printoplossing kunnen we vanuit verschillende invalshoeken toch makkelijker met klanten praten en een eenduidige oplossing aanbieden en implementeren.' Brondocumenten moeten ook in de toekomst bruikbaar zijn en worden dus digitaal opgeslagen. Via outputmanagement kan dat redelijk transparant gebeuren, maar voor toekomstig hergebruik zijn ook andere zoeksleutels nodig. 'Simpel gesteld', aldus Hofman, 'is opslaan van het brondocument voor outputmanagement voldoende.' Blank vult aan dat voor documentarchivering en -ontsluiting, 'digitaal opslaan en het toegankelijk houden van documenten uit uiteenlopende bronnen nodig is om, met één druk op de knop, een totaalinzicht te kunnen krijgen in bijvoorbeeld een klantendossier.'

Integratie is de kracht
Kenmerkend voor een oplossing zoals beide bedrijven nu aanbieden is, dat een dergelijke oplossing de mogelijkheid moet bieden om documenten voor een langere periode te bewaren en toegankelijk te maken. Zo hanteert de fiscus een bewaartermijn van zeven jaar en dient er aan bepaalde zekerheden voldaan te worden. De combinatie Unispool/Xtendis is voor die hoogvolume-oplossingen op te delen in een tweetal activiteiten:

1. de geprinte documenten zijn ontvangen, gedistribueerd en aangeboden voor archivering (Unispool) en
2. automatisch gearchiveerd in een standaardformaat en voor iedere geautoriseerde gebruiker altijd direct toegankelijk vanaf iedere willekeurige locatie (Xtendis).

Ofwel, binnen de outputstroom worden de authentieke documenten - in een formaat dat niet kan worden gewijzigd - geprint, 'opgepakt' en gerouteerd richting digitaal archief, waar ze worden geïndexeerd en opgeslagen. Daardoor ontstaat een snelle en beheer(s)bare eenduidige en geïntegreerde oplossing. Opgeslagen documenten zijn makkelijk terug te zoeken en kunnen op korte termijn gereproduceerd worden; binnen het totaal van het digitale archief, waar alle vormen van communicatie kunnen zijn opgeslagen. 'Natuurlijk zal een organisatie vooraf een aantal keuzes willen maken', stelt Hofman. 'Bijvoorbeeld of de elektronische lay-out moet worden gearchiveerd. Bij het inrichten van het digitale archief stel je de vraag of je archiveert op basis van het brondocument of het opgemaakt document.'

Kwaliteitsverbetering
De beide heren zijn van mening dat de geïntegreerde oplossing die zij bieden redelijk uniek is. 'Tot nu toe', stellen zij, 'kwam de benadering van twee kanten: de implementatie van òf printmanagement òf documentautomatisering. Vaak werd de één later gevolgd door de ander. Door de geïntegreerde oplossing te bieden realiseren onze toekomstige klanten een interessante kostenreductie in combinatie met kwaliteitsverbeteringen.' Unispool controleert en beheert het outputverkeer binnen een organisatie. Het controleert en garandeert daarbij de ontvangst van bedrijfskritische documenten op verschillende printbestemmingen; zowel lokaal als remote. Xtendis biedt geïntegreerde documentmanagement mogelijkheden, waardoor zowel binnen een organisatie als met bijvoorbeeld partners of klanten informatie kan worden gedeeld en uitgewisseld.

SAP-omgeving als voorbeeld
Alhoewel de geïntegreerde oplossing binnen meerdere omgevingen en toepassingen is in te zetten, wordt het geïllustreerd aan de hand van een SAP-omgeving. Veel zaken en bedrijfsprocessen worden binnen zo’n omgeving beheerd. Door 'alles' daarbinnen toegankelijk te maken, kunnen organisaties nog efficiënter en flexibeler werken. Door de integratie van Unispool en Xtendis kunnen documenten binnen een complexe gedistribueerde SAP-omgeving worden gerouteerd naar onder andere printers en faxen. Maar ook automatische archivering van deze documenten is geregeld. Elk document dat door Unispool wordt afgehandeld, wordt direct en automatisch gearchiveerd. Dat betekent dat elk document dat vanuit het SAP-systeem is geprint of gefaxt onmiddellijk kan worden opgezocht en bekeken in het digitale archief. De voordelen daarvan zijn zowel het volgen en automatisch archiveren van de print- en faxstroom binnen de organisatie, als de gegarandeerde ontvangst- en status-terugmelding naar het SAP-systeem. Dit is mogelijk omdat, na ontvangst van een document, Unispool er voor zorgt dat het samen met de nodige informatie wordt doorgestuurd naar de Xtendis-server. Daarna ontvangt Unispool een notificatie van het Xtendis-communicatieplatform en deze bevestiging van de overdracht wordt aan het SAP-systeem gerapporteerd. 'De integratie van de twee producten biedt bedrijven een multifunctionele toepassing voor flexibele routering, het volgen en terugrapporteren van documenten naar printer of fax en het archief’, aldus Hofman. 'Dankzij de archiverings- en documentmanagement-mogelijkheden in samenhang met de printmanagement-oplossing', vult Blank aan, 'hebben bedrijven direct toegang tot elk document dat zij hebben geprint; altijd en overal.'

Afhandeling digitale documentenstroom
Even terug naar de puzzelstukken: door twee oplossingen te integreren, heeft outputmanagement meer vorm gekregen en kan makkelijker worden geïntegreerd binnen de bedrijfsprocessen. Daarbij speelt het ook in op de duidelijk waarneembare trend dat de papierstroom verandert. Elektronische uitwisseling van documenten en andere vormen van (digitale) communicatie zoals e-mail zorgen voor die verandering. Daardoor worden papieren documenten op andere momenten en om andere redenen gebruikt. Bijvoorbeeld het afdrukken van een document of e-mail op de werkplek, omdat het makkelijker lezen is dan vanaf een beeldscherm. Kostenreductie wordt dan ook vooral bereikt doordat enorm veel tijd wordt bespaard bij het opbergen en terugzoeken van documenten die door het outputmanagement systeem geproduceerd zijn.

PDF-versie van dit artikel

Naar boven      

De markt aan het woord over:
'Het papierloze kantoor'

Velen voorspelden reeds dat het slechts een kwestie van tijd zou zijn voordat het papier volledig uit de kantooromgeving was verdwenen. Toch is vandaag de dag de papierconsumptie nog steeds hoog. Er zijn zelfs bedrijven die de nieuwste digitale documentsystemen gebruiken en alsnog hun papierverbruik zien stijgen. De redactie legde de markt de volgende stelling voor: 'Door de toename van digitale output wordt het papieren document binnen bedrijfsomgevingen in de toekomst een zeldzaam goed…'

Aloys M. van Balen, Consulting Partner GEA adviesgroep:
'In essentie ben ik het hiermee eens maar of papier zeldzaam zal worden vraag ik mij af. Na de overspannen geluiden over het "paperless office" mogen we hopen dat er op niet al te lange termijn een "less paper office" zal ontstaan. En als we de geluiden uit de papierindustrie mogen geloven verwachten zij ook voor de komende jaren nog een stijging in de afname van het volume. Natuurlijk distribueren wij tegenwoordig heel veel informatie via een "digitaal'' transportmiddel, zoals netwerken en internettoepassingen met e-mail. Het betekent dat papier als transportmedium van informatie zijn functie steeds meer zal verliezen. Maar de lezer vindt het nog steeds prettig de tekst te lezen vanaf een A4-tje of gebruikt het papier voor aantekeningen tijdens een vergadering. Het papier blijft een belangrijke functie hebben bij de overdracht van de informatie naar de lezer. Ook de nieuwe generaties zullen voorlopig nog veel met papier werken, al zal er langzaam een verschuiving gaan optreden. Vervolgens zal nog veel moeten veranderen, waar vermoedelijk nog een aantal generaties overheen zal gaan. Om nog maar te zwijgen over de veranderingen in de digitale wereld: waarom heeft Word nog steeds een bladspiegel?'

Berend Hofman, managing director Holland House:
'Verregaande integratie van cross-organisatiebedrijfsprocessen haalt meer en meer de noodzakelijkheid van geprinte output weg. De supply-chain wordt veelal als typerend voorbeeld daarvoor aangehaald. We roepen natuurlijk al heel erg lang dat de papieren documentstroom zal verdwijnen. Voor een groot gedeelte geloof ik dat ook absoluut; in de praktijk zie je nu steeds vaker voorbeelden van reductie van de papieren documentstroom. Toch moet je de "menselijke factor" niet helemaal uitsluiten. We lezen sommige stukken informatie toch nog steeds liever van papier dan van een beeldscherm, een afdrukje maken ter bevestiging is snel gedaan. Er kunnen soms ook fiscale of juridische verplichtingen zijn die noodzaken tot een afdruk op papier. Feit is wel dat er nu - en in de toekomst nog sterker - minder documenten van de printer, via de post, naar de postkamer van leveranciers en andere bedrijven gaan.'

Ernst A.M. Kolvenbag, manager productmanagement & marketing KN:
'De interpretatie van deze stelling bepaalt of je het er mee eens bent of niet. Dat begint al bij wat je verstaat onder digitale output. Ik zou haast zeggen dat digitale output van het ene systeem vaak de digitale input is van een ander systeem. Als het gaat om vast te stellen wat de rol gaat worden van originelen in papieren vorm versus digitale documenten, dan is het eenvoudiger om uitspraken te doen. Digitale documenten groeien in aantal enorm, voornamelijk doordat informatiebronnen in aantal en omvang explosief groeien. Dit in tegenstelling tot de ontwikkeling van het aantal papieren originelen dat dagelijks wordt gebruikt. Nog geen negen à tien jaar geleden was 90% van de originelen van papier. Onderzoek van CAP Ventures heeft inmiddels aangetoond dat vandaag de dag 90% van de originelen elektronisch is. Dit heeft dus automatisch een groot gevolg voor printen. Dat lijkt onlogisch maar door de enorme groei in elektronische documenten en informatie is de wereldwijde papierconsumptie explosief gestegen, voornamelijk doordat digitale documenten veel worden afgedrukt op printers en printer-copiers. Conclusies: 1) papieren originelen leggen het in aantal af tegen digitale originelen. 2) waar papier in het verleden een permanent bewaarmedium was, is het tegenwoordig een tijdelijk informatiemedium. Conclusie 3) als de nadruk ligt op digitale documenten/originelen is het goed kunnen verwerken daarvan een must.'

Gert-Jan de Vries, country manager Benelux Ceyoniq:
'Men spreekt soms van een papierloze bedrijfsomgeving. Ik spreek liever over een "papierarme" bedrijfsomgeving. In het verleden was het zo dat, afhankelijk van de branche, organisaties gedwongen waren om documenten in papieren vorm te bewaren. Dit voornamelijk ingegeven door juridische richtlijnen en consequenties. Steeds vaker worden digitale documenten aangemerkt als juridisch voldoende. Door de komst van de digitale handtekening is er een basis voor het elektronisch archiveren van reeds digitale documenten. Binnen sommige sectoren zijn digitale documenten echter een noodzakelijk goed geworden. Het betreft hier dan kennis- en informatie-intensieve organisaties zoals verzekeraars, banken en andere zakelijke dienstverleners. Zij zijn meer aangewezen op digitale documenten en informatie als wezenlijk onderdeel van de dienstverlening. Binnen deze branches zijn dan ook een aantal organisaties te vinden die forse stappen hebben gezet in de richting van een "papierarme" bedrijfsomgeving. Hierbij dient echter wel vermeld te worden dat de werkwijze en organisatie hierop compleet zijn aangepast.'

Jeroen Sloots, category manager emerging products van HP Nederland:
'Niet mee eens. Het papierloze kantoor bestaat niet en zal er ook niet komen. Het papieren document blijft zeker bestaan. Niet alleen binnen de bedrijfsomgeving, maar ook in de thuisomgeving. Redenen: de totale hoeveelheid aan beschikbare digitale informatie neemt toe, als gevolg van internet, e-mail en netwerken. Het percentage van deze documenten dat geprint wordt neemt af. Ondanks deze procentuele afname zorgt de sterke groei van de digitale informatie ervoor dat het totaal aantal prints - in absolute zin - nog steeds blijft toenemen. Deze groei zal zich de komende jaren blijven voortzetten. Vaak biedt een geprinte versie voordelen boven het elektronische formaat: een geprint document is gemakkelijker mee te nemen, veel mobieler dan een PC, het lezen van teksten op papier is doorgaans rustiger voor de ogen en langer vol te houden dan van een beeldscherm en het maken van aantekeningen en opmerkingen is op papier eenvoudiger dan in elektronisch formaat.'

John Peters, sales manager StreamServe B.V.:
'Het papierloze kantoor is iets wat nog erg ver weg is. Mensen hebben nog altijd behoefte aan papier als informatiedrager, misschien niet meer voor een factuur, maar wel als bijvoorbeeld een verzendlabel op een doos. Digitale output zal er wel voor zorgen dat de hoeveelheid papier binnen bedrijfsomgevingen aanzienlijk wordt verminderd. Het streven moet echter niet zijn om de hoeveelheid papier terug te dringen, maar die informatiedrager te gebruiken die het meest kostenefficiënt en afgestemd op de wensen van de ontvanger is. Digitale output is natuurlijk qua kosten efficiënter dan papier, maar het is niet altijd datgene wat de ontvanger wenst. Output dient daarom niet alleen op inhoud maar ook op verschijningsvorm gepersonaliseerd te worden. Er zal altijd behoefte zijn om digitale documenten weer terug te vormen naar papier en omgekeerd. Dit is precies wat wij bedoelen met business document exchange. Kortom, digitale output zal het papieren document terugdringen, maar niet laten verdwijnen.'

Jos Stouthart, business manager OSG solutions Xerox Nederland B.V.:
'Papieren documenten zullen gewoon aanwezig blijven in de bedrijfsomgeving. Hoe meer we digitaliseren hoe meer we immers printen. Wat verandert is de lifecycle van het fysieke document en daarmee de aanwezigheid op bureau of in de archiefkast. Daarnaast vereist de wetgeving momenteel nog vaak de aanwezigheid van een origineel document, dat moet worden opgeslagen. Documenten worden geprint om bijvoorbeeld mee naar een vergadering te nemen, er worden aantekeningen op gemaakt, vervolgens worden deze aantekeningen verwerkt en verdwijnt de hardcopy in de prullenbak. De volgende meeting print men het document (oude en/of nieuwe versie) weer uit. Fysieke opslag hoeft niet, het document is immers digitaal opvraagbaar en weer opnieuw uit te printen als men het nodig heeft. E-mail is ook veroorzaker van een behoorlijk aantal printopdrachten. Het is laagdrempelig, maar krijgt
daarnaast steeds vaker een officieel en daarmee juridisch karakter.'

Niek Bos, commercieel directeur Böwe Systec Nederland B.V.:
'Een gewaagde stelling waar voorlopig niemand een sluitend antwoord op kan geven. De productieketen van een document wordt vaak in de schakels databewerking, documentopmaak, -productie, -distributie en archivering opgedeeld. Digitale output heeft nu en in de toekomst een blijvende impact op documenten. Met name in archiverings- en distributiemodellen zijn al grote substitutie-effecten zichtbaar. De schakel documentproductie heeft natuurlijk alles met papieren documenten van doen. Daarin zien we een aantal interessante ontwikkelingen. Allereerst nemen zowel papiergebruik als printvolume vooralsnog toe, digitale outputtechnieken kennen in veel gevallen een supplerend effect. Voorts ligt het moment waarop een document fysiek gemaakt wordt steeds vaker verderop in de keten, pas na de distributie (bijvoorbeeld als attachment van een e-mailbericht). En mede door deze verschuiving van het productiemoment zien we dat de productie van fysieke documenten steeds meer decentraal en gefragmenteerd plaatsvindt. In de orkaan van nieuwe technologie blijven de functionele eigenschappen van het fysieke document overeind. In veel gevallen prevaleert het gebruik van fysieke documenten nog immer boven digitale output. Het fysieke document zal daarom absoluut niet verdwijnen in bedrijfsprocessen. Wel zal de rol van het fysieke document veranderen. Zou daar onze focus niet meer op moeten liggen?

Robin Goemans, business development analyst CEDA:
'Veel organisaties leven in de veronderstelling dat het papierloze kantoor het kantoor van de toekomst is. Er wordt gesteld dat oplossingen als digitale archivering, formulieren management, electronic billing etc. het papier in ons kantoor overbodig zullen maken. Dergelijke oplossingen hebben echter niet zozeer invloed op het papierverbruik in een organisatie als wel op de werkwijze in een organisatie. Daar waar documenten in het verleden middels kopieën werden uitgewisseld, gebeurt dat tegenwoordig digitaal via onder andere e-mail, workflow management en digitale archivering. Deze oplossingen hebben er niet alleen toe bijgedragen dat het uitwisselen van informatie is vereenvoudigd. De vereenvoudiging van het uitwisselingsproces heeft er namelijk ook toe geleid dat men tegenwoordig zonder beperkingen toegang heeft tot een onuitputbare bron van informatie. Aangezien men nog steeds de gewoonte heeft om documenten fysiek door te lezen wordt die informatie nog steeds afgedrukt. Daarom is het niet een kwestie van een afname in papiergebruik, maar een verandering in de werkwijze. Die verandering heeft ertoe geleid dat er een afname in het kopievolume en een tweemaal zo grote groei in het printvolume waarneembaar is.'

Steve Purdy, directeur Lexmark International:
'Het papierloze kantoor is nog steeds een utopie. Desalniettemin onderschrijft Lexmark de gedachte dat het digitale document een steeds belangrijkere rol zal spelen in organisaties. Wij spelen daar ook op in, door onze producten te voorzien van scan-to-email of scan-to-server faciliteiten. Maar ook door de producten uit te rusten met software waarmee documenten elektronisch door een organisatie gerout kunnen worden. Daarnaast heeft Lexmark een intensieve partnerships met partijen als Kofax, Zylab en Macro4. Overigens leidt de toenemende digitalisering ook tot de verandering in werkprocessen en is een duidelijke verschuiving waar te nemen van het "print & distribute'' model naar een ''distribute & print'' model met alle gevolgen van dien.'

Theo van Zalen, market development manager NRG Group Benelux:
'Door de toename van digitale output zou je inderdaad verwachten dat de papierstroom wel zal afnemen. Het omgekeerde is echter waar. Papier is gewoon te praktisch voor het analyseren en bespreken van informatie en het maken van notities. Deze generatie is überhaupt nog teveel gewend om met papier om te gaan. Ook het authentieke karakter van elektronische documenten kan in bepaalde omstandigheden een probleem zijn. Er zullen dus nog wel heel wat generaties overheen gaan voordat het papieren document binnen bedrijfsomgevingen een zeldzaam goed is. Voorlopig is een papierarm kantoor al hoog gegrepen. Zeker gezien de nog steeds expansief groeiende stroom informatie dat dagelijks op ons afkomt.'

Wim Peels, senior account manager Neopost:
'In het verleden heeft men al vaker gesteld dat door de toename van digitale output het papieren document binnen een bedrijfsomgeving een zeldzaam goed zou worden. Maar tot nu toe is steeds weer gebleken dat de toename van output in zijn algemeenheid geldt en zeker niet exclusief kan worden toegeschreven aan digitale output. Papierfabrikanten zien dat hun omzet blijft groeien, en ook printerleveranciers doen nog steeds goede zaken. Evenzo bemerkt Neopost een toenemende vraag naar enveloppenvul- en sluitmachines, dus het digitaal versturen van documenten neemt niet uitermate sterk toe. Natuurlijk wordt er momenteel wel meer digitaal verstuurd dan vroeger, maar de documentenstroom is dan ook in zijn totaliteit toegenomen. Hoewel de technologische mogelijkheden voor digitale verzending zijn verbeterd en uitgebreid, hanteren veel ondernemingen toch nog de traditionele methoden. Een volledige omschakeling naar digitaal zal dus niet zo snel gaan. Op langere termijn zijn er zeker veranderingen te verwachten en ook Neopost is bezig daarop in te spelen. Wat absoluut wel tot de actualiteit behoort is de vraag naar digitale archivering, want op dat terrein zal het papieren document in de toekomst zeker een zeldzaam goed blijken.'

Henk Honders, commercieel directeur Topcall Nederland B.V.:
'In de tijd van de internethype werd deze stelling breed gedragen. Nu we allemaal weer met de voetjes op de grond staan, zien we dat digitale en papieren output vaak samengaan. Grosso modo kan gezegd worden dat 80-90% van de orderstroom in een bedrijf via documenten verloopt: orders komen binnen via telefoon, fax en post. Voor sommige bedrijven maakt het ook niet uit hoe orders binnenkomen, als ze maar binnenkomen! Wanneer een bedrijf onderdeel is van een "supply-chain" wordt het al wat makkelijker om digitale output te versturen. Het kostenaspect is hier belangrijk. Vaak hoor ik van dure EDI-berichtenstromen, die achteraf nog geen 5% van de orderstroom uitmaken. Het internet zal elektronische communicatie zeker stimuleren, maar het papierloos verwerken van orders en facturen zal voorlopig beperkt blijven tot een aantal zeer specifieke branches. Het gaat erom hoe de klant uiteindelijk zijn communicatie met de leverancier wil regelen. Daarnaast spelen snelheid, huisstijl, autorisatie en interne processen een grote rol. Maximale flexibiliteit via meerdere communicatie "channels" levert meer op dan het streven naar een papierloos kantoor. Topcall is nu bij een aantal klanten bezig om inkomende faxberichten via OCR rechtstreeks in een orderapplicatie in te lezen. Dit voorkomt het "overtikken" van orderregels en verkleint de kans op typefouten.'

PDF-versie van dit artikel

Naar boven